Registro presenze di sezione
Entrate, uscite e assenze si segnano dal tablet in ingresso o dal telefono dell'educatrice, sezione per sezione. Il conteggio dei giorni frequentati è aggiornato in tempo reale.
Per nidi, micronidi e scuole dell'infanzia paritarie
Rette giuste senza rifare i conti a fine mese
RettaAsilo lega il registro delle presenze al regolamento delle rette: assenze, pasti e post nido finiscono nel conto giusto. Le ricevute mensili escono già pronte per il bonus nido e per la dichiarazione dei redditi delle famiglie.
- Presenze segnate in sezione
- Riduzioni per assenza automatiche
- Ricevute mensili per le famiglie
Sezione Coccinelle
Maggio, esempio di registro
Elia
Nina
Tommaso
Sara
Quota fissa, pasti e riduzione per assenza, tutto già calcolato
Retta pronta
Il problema
La retta si rompe sempre nello stesso punto
Alle sette e mezza la porta si apre e la giornata comincia dalle presenze: chi arriva, chi resta a casa con la febbre, chi entra alle nove perché è ancora in ambientamento. Il foglio appeso in ingresso raccoglie tutto, con l'idea di ricopiarlo dopo il riposo. Poi arriva una nonna con una delega nuova, un genitore chiede l'uscita anticipata del giovedì, due bambini restano al post nido all'ultimo momento, e quel foglio resta lì com'è.
A fine mese quel foglio diventa la base delle rette. Bisogna contare i giorni di frequenza, applicare le riduzioni che il regolamento riconosce, aggiungere i pasti in più e le mezz'ore di prolungamento, ricordare chi ha la tariffa agevolata in base all'ISEE e chi ha il secondo figlio iscritto. Il conto si fa la sera, a nido chiuso, con il quaderno delle presenze da una parte e il foglio di calcolo dall'altra.
Poi arrivano le richieste delle famiglie. Una mamma ha bisogno delle ricevute mensili per la domanda del bonus nido INPS, un papà chiede il riepilogo dell'anno per la detrazione delle spese di frequenza, un'altra famiglia fa notare che la settimana di malattia non è stata scalata. Ogni telefonata riapre un calcolo già chiuso e l'educatrice, che dovrebbe stare in sezione con i bambini, finisce in ufficio a cercare un numero.
Succede anche da voi?
Il foglio delle presenze in ingresso non coincide con quello che poi si mette in retta.
Le riduzioni per assenza si applicano a memoria e cambiano da un mese all'altro.
Le ricevute per il bonus nido si rifanno a mano, una famiglia alla volta.
A gennaio nessuno sa dire in fretta quanto ha versato una famiglia nell'anno educativo.
La soluzione
Un registro solo, dalla firma del mattino alla ricevuta
RettaAsilo parte da dove nasce il dato: la sezione. L'educatrice segna entrata, uscita e assenza dal tablet in ingresso o dal telefono, e quel gesto è l'unico che serve. Da lì in avanti il conteggio dei giorni di frequenza, dei pasti e delle ore di prolungamento cresce da solo, giorno per giorno, senza nessuna ricopiatura serale.
Il regolamento delle rette del nido viene scritto una volta dentro il programma: quota fissa, quota pasto, fasce ISEE, sconto per il secondo figlio iscritto, riduzione per assenza prolungata, tariffa dell'ambientamento. A fine mese la retta di ogni bambino esce già calcolata e spiegata voce per voce, e la ricevuta per la famiglia si stampa dallo stesso posto.
Si segna la presenza in sezione
Entrate, uscite, assenze e chi ritira il bambino si registrano in ingresso in pochi secondi, anche mentre si accolgono le famiglie. Il registro del mese resta sempre aggiornato e consultabile dalla coordinatrice.
La retta si calcola da sola
Il regolamento delle rette, scritto una volta, si applica a tutti i bambini: giorni frequentati, pasti, pre e post nido, fascia ISEE e riduzioni. Le prime volte si controlla riga per riga, poi si controllano solo le eccezioni.
Le famiglie ricevono documenti chiari
Ogni mese la famiglia riceve la ricevuta con il dettaglio delle voci e a fine anno il riepilogo delle somme versate, utile per la domanda di bonus nido e per la dichiarazione dei redditi.
Funzioni
Tutto quello che serve fra la sezione e la segreteria
Otto strumenti che lavorano sullo stesso registro: nessun passaggio a mano fra chi accoglie i bambini e chi prepara le rette.
Regolamento delle rette applicato in automatico
Quota fissa, quota pasto, fasce ISEE, sconto fratelli e riduzioni per assenza si impostano una volta sola. Ogni retta esce con le voci esposte, così si può spiegare al genitore che chiede.
Ricevute mensili e riepilogo annuale
Le ricevute riportano bambino, genitore che paga, mese di riferimento e importo, con la numerazione progressiva. A fine anno il riepilogo delle somme incassate è pronto per la famiglia.
Pasti, pre nido e post nido a consumo
I pasti serviti e le ore di prolungamento si spuntano in sezione e confluiscono nella retta del mese. Niente più bigliettini raccolti in tasca e sommati a fine mese.
Schede famiglia con ISEE e agevolazioni
Ogni scheda tiene insieme i due genitori, i codici fiscali, la fascia ISEE dichiarata e le agevolazioni attive, con la data di scadenza dell'attestazione da rinnovare.
Stato dei pagamenti e solleciti
Si vede subito chi ha pagato, chi è in ritardo e di quanto, con il totale per sezione. I solleciti partono con un testo cortese già pronto, senza riscriverlo ogni volta.
Anagrafiche, deleghe al ritiro e documenti
Recapiti, allergie segnalate, persone delegate al ritiro e moduli firmati stanno nella stessa scheda del bambino, consultabile anche dall'educatrice di turno.
Calendario educativo e chiusure
Festività, chiusure programmate e giorni di ambientamento entrano nel calendario del nido e vengono considerati nel calcolo dei giorni utili del mese.
Vantaggi
Che cosa cambia nella settimana di chi tiene la segreteria
Non si tratta di lavorare di più con un programma nuovo, ma di togliere dal calendario le sere passate a ricostruire conti già fatti.
Il conto di fine mese in un pomeriggio
La chiusura delle rette smette di essere una serata al tavolo della sala riunioni: i giorni sono già contati e restano da controllare solo le situazioni particolari.
Meno contestazioni alla consegna della retta
Quando la famiglia vede scritte le voci, i giorni frequentati e la riduzione applicata, la discussione si chiude in due minuti invece di trasformarsi in una verifica a ritroso.
Documenti pronti quando servono davvero
Le ricevute mensili e il riepilogo annuale sono disponibili nel momento in cui il genitore li chiede per il bonus nido o per la dichiarazione dei redditi, non tre giorni dopo.
Le educatrici restano in sezione
Il lavoro amministrativo torna in segreteria e la sezione resta coperta: è la differenza che si sente nell'accoglienza del mattino e nel momento del ricongiungimento.
Scenari d'uso
Tre modi di arrivare alla fine del mese senza affanno
Avevamo il foglio delle presenze in ingresso e il foglio di calcolo delle rette, e non tornavano mai. Ora l'educatrice segna la presenza all'accoglienza e io a fine mese controllo solo gli ambientamenti e le assenze lunghe. La chiusura di maggio l'ho fatta in un pomeriggio.
Serena Bolognini
Coordinatrice pedagogica di un nido d'infanzia, Reggio Emilia
Il momento peggiore era gennaio, con tutte le famiglie che chiedevano insieme le ricevute dell'anno. Adesso il riepilogo si stampa dalla scheda del bambino e il genitore lo ha lo stesso giorno. Anche i pasti extra non li perdo più per strada.
Alessia Farinelli
Titolare di micronido, Padova
Abbiamo nido, sezione primavera e scuola dell'infanzia, con regolamenti di retta diversi. Averli scritti una volta dentro il programma ha eliminato le mezze regole tenute a memoria. I solleciti partono da soli e le morosità si vedono prima che diventino grandi.
Giovanni Marrucci
Segreteria di una scuola dell'infanzia paritaria, Lecce
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Tre piani, uno per ogni dimensione del servizio educativo
Si sceglie in base a quante sezioni si gestiscono e a quanti servizi convivono nella stessa struttura. Si cambia piano quando cambia il nido, non prima.
Micronido
19 euro al mese
Per chi gestisce una sola sezione e tiene la segreteria in casa
- Una sezione e due persone che usano il programma
- Registro presenze da tablet o telefono
- Calcolo della retta con quota fissa, pasti e riduzioni
- Ricevute mensili numerate per le famiglie
- Assistenza via email in italiano
Il più scelto dai nidi
Nido
39 euro al mese
Per il nido con più sezioni, lista d'attesa e tariffe legate all'ISEE
- Fino a quattro sezioni e sei persone che usano il programma
- Fasce ISEE, sconto fratelli e tariffe di ambientamento
- Pre nido, post nido e pasti extra a consumo
- Stato dei pagamenti, solleciti e riepilogo annuale per famiglia
- Lista d'attesa e gestione delle iscrizioni
Polo 0-6
79 euro al mese
Per chi tiene insieme nido, sezione primavera e scuola dell'infanzia paritaria
- Sezioni e utenti senza limite di numero, anche su più sedi
- Regolamenti di retta distinti per servizio e per fascia di età
- Rendiconto per servizio e per sede, esportabile per il commercialista
- Archivio dei documenti firmati dalle famiglie
- Affiancamento nella prima chiusura mensile
Prezzi per sede, IVA esclusa, senza costo di attivazione e senza vincolo di durata. Il canone non cambia in base a quanti bambini sono iscritti e i dati restano esportabili in qualsiasi momento.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono prima di provare
Sostituisce la ricopiatura, non il gesto dell'educatrice. La presenza si segna sempre all'accoglienza, ma su un tablet o su un telefono invece che su un foglio, e da quel momento il dato è già nel conteggio del mese. Chi preferisce tenere anche la copia cartacea può stampare il registro di sezione quando serve, per esempio in caso di verifica.
Le regole le scrivete voi, perché ogni nido ha il suo regolamento: riduzione della quota pasto dal primo giorno di assenza, abbattimento parziale della retta dopo un certo numero di giorni consecutivi, trattamento diverso per malattia certificata e per assenza volontaria. Il programma applica quello che avete impostato e mostra nella retta la voce di riduzione con i giorni considerati, così la famiglia legge il criterio e non solo il totale.
Le ricevute riportano gli elementi che le famiglie devono documentare: nome e codice fiscale del bambino, genitore intestatario del pagamento, denominazione della struttura, mese di riferimento e importo versato. L'INPS aggiorna periodicamente le istruzioni della prestazione, perciò conviene sempre controllare la circolare in vigore per l'anno in corso, ma il documento contiene le informazioni che vengono richieste.
Il riepilogo annuale raccoglie tutte le somme versate dalla famiglia nell'anno solare, distinte per mese e per voce. Ricordiamo nella scheda che la detrazione richiede pagamenti tracciabili, quindi bonifico, carta o altri mezzi documentabili: per questo RettaAsilo registra il mezzo di pagamento accanto a ogni incasso e segnala i contanti.
Sì. Si impostano le fasce previste dal vostro regolamento o dalla convenzione con il Comune, si indica in quale fascia rientra ogni famiglia e si annota la data dell'attestazione ISEE. Quando l'attestazione si avvicina alla scadenza compare l'avviso, così non capita di applicare per mesi una fascia non più aggiornata.
Sì, ed è il motivo per cui esiste il piano Polo 0-6. Ogni servizio ha il suo regolamento di retta, il suo calendario e le sue sezioni, ma le famiglie con più figli restano collegate: si vede in un colpo solo quanto versa il nucleo e si applica lo sconto fratelli anche quando i bambini frequentano servizi diversi.
I dati restano vostri: il titolare del trattamento è il nido o l'ente gestore, RettaAsilo è lo strumento. Si registrano le informazioni necessarie al servizio, come anagrafica, recapiti, deleghe al ritiro e dati di pagamento, con accessi distinti per ruolo, in modo che l'educatrice veda la sezione e la segreteria veda i pagamenti. L'esportazione completa è sempre disponibile.
Il momento migliore è l'inizio dell'anno educativo, ma si può cominciare anche a gennaio ripartendo dai saldi. Servono l'elenco dei bambini iscritti con i recapiti delle famiglie, il regolamento delle rette e il calendario delle chiusure. In genere bastano un paio di pomeriggi per caricare tutto e una prima chiusura mensile fatta insieme.
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Parliamone
Raccontateci com'è fatto il vostro anno educativo
Scriveteci quante sezioni avete, come è costruito il regolamento delle rette e quali riduzioni riconoscete alle famiglie. Vi rispondiamo con un esempio di calcolo mensile fatto sui vostri criteri, non con una presentazione uguale per tutti. Se preferite, fissiamo mezz'ora dopo l'orario di chiusura del nido.
- Rispondiamo di persona, senza passaggi a un centralino.
- La demo si fa sul vostro regolamento delle rette, non su un nido inventato.
- Se RettaAsilo non è lo strumento adatto al vostro servizio, ve lo diciamo subito.